L’externalisation informatique est devenue une solution incontournable pour les entreprises souhaitant se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d’une prise en charge complète et professionnelle de leur système d’information.
Découvrez dans cet article les étapes clés pour mettre en place avec succès un projet d’externalisation informatique.
Étape 1 : Évaluer vos besoins et définir vos objectifs
Avant de vous lancer dans un projet d’externalisation informatique, il est essentiel d’évaluer les besoins de votre entreprise en termes de systèmes d’information et de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à cette externalisation.
Pour cela, il peut être judicieux de faire appel à un conseil spécialisé qui saura vous accompagner dans cette démarche.
Quels sont les domaines concernés par l’externalisation ?
Il existe plusieurs types d’externalisation informatique, selon les domaines d’activités concernés. Voici quelques exemples :
- La gestion des infrastructures (serveurs, stockage, réseau)
- Le développement et la maintenance des applications
- Le support aux utilisateurs (helpdesk)
- La sécurité informatique (protection des données, antivirus, pare-feu)
- La gestion des sauvegardes et des plans de reprise d’activité (PRA)
Définir les objectifs de l’externalisation informatique
Les objectifs peuvent varier d’une entreprise à une autre, mais voici quelques exemples :
- Améliorer la qualité et la disponibilité des services informatiques
- Optimiser les coûts de gestion et de maintenance du système d’information
- Renforcer la sécurité des données et la conformité réglementaire
- Disposer de compétences et de ressources techniques spécialisées
Étape 2 : Choisir le bon prestataire pour l’externalisation informatique
Une fois vos besoins identifiés et vos objectifs définis, il est temps de choisir un prestataire en mesure de répondre à ces attentes. Pour cela, plusieurs critères sont à prendre en compte :
- L’expertise technique du prestataire
- Sa capacité à s’adapter à votre secteur d’activité et à vos contraintes spécifiques
- Son niveau de service (disponibilité, réactivité, flexibilité)
- La transparence et la clarté de ses offres commerciales
- Les références clients et les avis disponibles en ligne
Comparer les offres et négocier
N’hésitez pas à comparer les offres de plusieurs prestataires et à négocier les tarifs et les conditions de votre contrat d’externalisation informatique.
Veillez également à bien comprendre le périmètre d’intervention du prestataire et les modalités de résiliation du contrat en cas de besoin.
Étape 3 : Préparer la transition vers l’externalisation informatique
Une fois le prestataire choisi, il est important de bien préparer la transition de votre système d’information vers ce nouvel environnement. Cela passe notamment par :
- L’élaboration d’un plan de migration détaillé, en collaboration avec le prestataire
- La communication auprès des équipes internes concernées
- La formation des utilisateurs aux nouveaux outils et procédures
- Le transfert des compétences nécessaires au prestataire (accès aux systèmes, documentation technique, etc.)
Accompagner le changement
Il est essentiel d’accompagner le changement pour faciliter l’acceptation de l’externalisation informatique par vos collaborateurs. Il peut être utile de désigner un responsable interne chargé de suivre le projet et de s’assurer que les besoins de l’entreprise sont bien pris en compte tout au long de la mise en place de l’externalisation.
Étape 4 : Suivre et ajuster la mise en place de l’externalisation informatique
Une fois la mise en place de l’externalisation informatique réalisée, il est important de suivre régulièrement les performances du prestataire afin de vérifier qu’il répond bien aux attentes de l’entreprise.
Pour cela, il peut être utile de mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) qui permettront d’évaluer la qualité des services fournis et d’ajuster si nécessaire les modalités de l’externalisation.
Exemples d’indicateurs clés de performance
Voici quelques exemples de KPI pouvant être utilisés pour suivre la qualité des services d’un prestataire d’externalisation informatique :
- Taux de disponibilité des infrastructures (serveurs, réseau)
- Délai moyen de résolution des incidents
- Niveau de satisfaction des utilisateurs
- Respect des délais et des coûts pour les projets de développement
En conclusion, la mise en place réussie d’un projet d’externalisation informatique repose sur une bonne évaluation des besoins, le choix d’un prestataire compétent et adapté à vos contraintes, et un suivi rigoureux des performances tout au long du contrat.
N’hésitez pas à vous faire accompagner par un conseil spécialisé pour vous assurer du succès de cette démarche stratégique pour votre entreprise.
