Que ce soit pour gagner de la place dans vos locaux, supprimer des archives devenues inutiles ou assurer la confidentialité d’informations, vous pouvez avoir besoin de détruire une partie de vos archives.
Il existe à cet effet plusieurs méthodes de destruction des archives d’entreprise. Quelles sont les meilleures méthodes à adopter ?
Louer les services d’une société spécialiste de la destruction des archives d’entreprise
Les documents soumis à la destruction au sein d’une entreprise sont souvent de nature obsolètes et donc inutiles. Bien les détruire est une responsabilité qui s’impose à l’entreprise. Celle-ci doit être prise au sérieux, car les archives bien détruites préviennent votre entreprise des risques de fraudes ou de désagréments divers comme le vol de données.
Ainsi décrite comme une tâche sensible, il est donc plus prudent de ne pas laisser traîner des archives dans les poubelles de l’entreprise. Pour cela, il est recommandé de faire appel aux services d’une société spécialisée dans la destruction des archives. Cette option libère l’entreprise et ses collaborateurs des risques de fraude, de fuites ou de vols d’informations.
Travaillant sur une base légale, les sociétés de destruction d’archives vous délivrent un certificat de destruction à la suite de leur prestation. Ce document comporte la date de destruction, la nature et le volume des archives soumises à la destruction ainsi que le nom de l’entreprise exécutant la tâche.
Enfin, elles ont pour réputation une gestion écologique et sécurisée des documents soumis à la destruction.
Détruire ses archives en interne
Effectuer une destruction en interne est aussi une option qui s’offre à vous.
La méthode moderne de destruction des archives : le broyeur
Plus pratique, la méthode moderne de destruction des archives d’entreprise consiste à opter pour un broyeur de document. Il s’agit dans ce cas d’une machine dont le fonctionnement est automatique. Elle assure le découpage des feuilles de 36 bandelettes à 320 bandelettes. Ce procédé empêche quiconque de pouvoir déchiffrer l’information sur le document soumis au destructeur broyeur de document.
Plus il y a de bandelettes, plus le document devient difficile à reconstituer.
Un autre procédé consiste à utiliser la déchiqueteuse à papier. Doté d’une manivelle, le fonctionnement de la machine est mécanique. Elle n’est certes pas pratique pour une destruction massive de documents, car lente et nécessitant des efforts, mais peut s’avérer utile pour une entreprise au budget limité.
La méthode classique de destruction des archives d’entreprise
De façon traditionnelle, vous pouvez opter pour la méthode de la pâte de feuilles. Il s’agit de mettre vos archives dans un grand seau d’eau et d’ajouter de l’eau de javel et une quantité suffisante d’eau.
Ensuite, il faut laisser reposer le mélange pendant quelques minutes pour constater la décoloration du document. Enfin, vous pouvez le broyer pour en faire une pâte ou une boule.
Moins écologique que les méthodes précédentes, et un peu archaïque, vous pouvez opter pour la destruction de vos archives par le feu. Il s’agira de réduire en cendre tous les documents sujets à destruction en y mettant feu. Certaines communes interdisent de tels feux. Bref, ce n’est pas la meilleur méthode à suivre, mais elle existe !
